نصائح لمباشرة العمل من المنزل خلال أزمة كوفيد-19
على الرغم من عقلية العمل الحر السائدة في القرن الحالي إلا أن جميع العمال ليسوا على دراية كاملة أو موجهين بحكمة للتكيف مع هذا التحول العالمي الذي سببه انتشار فيروس كوفيد-19. فلا تزال بعض الأسماء المنتشرة في السوق تخشى استمرارية هذا العمل من المنزل معتقدين أنه ليس من الحكمة ترك العملاء والموظفين بعيدًا عن الأنظار. فإنه ليس من السهل اتخاذ قرار مغادرة المكتب ومتابعة المهام أثناء الجلوس على الأريكة في غرفتك، فهل العمل من المنزل سيحقق نجاحاً؟ كيف يمكنك إدارة المهام الموكلة لموظفيك والتأكد من حرصهم على تسيلم أفضل النتائج في هذه البيئة الجديدة؟
هل تقرأ هذا أثناء التزامك الحجر المنزلي؟ عظيم! تناول وجبة خفيفة ودعنا نرى كيف يمكنك أنت أو شركتك النجاة من هذا التغيير الطارئ وكيف يمكنك الإبقاء على مستوى الإنتاجية الذي اعتدت أن تقدمه بينما في المكتب.
ما هي البيئة الأكثر إنتاجية: المنزل أم المكتب؟
الأمر ليس معلقاً بالحكم المطلق في الاختيار بين مثالية العمل في المنزل أم المكتب؛ حيث قد يجد البعض راحتهم في العمل من المنزل بالرغم من فشل أخرين في تدبير أمور عملهم بعيداً عن مكتبهم في العمل.
فقد تكون من أولئك الذين يجدون العمل من المنزل يتفوق لما تواجهه من تشتت في العمل من قبل زملائك الذين لا يزالون يحومون حول مكتبك يتشاركون المحادثات ويقضون الكثير من الوقت في تناول الوجبات، على عكس ما قد يشعر به أخرون أن التواصل بين أفراد الفريق لن يكون سهلاً أو فعالاً بينما تباشر مهامك من المنزل. كما أن البعض يرى العمل من المنزل رائع لعدم خضوعه للمراقبة الدائمة و عدم شعورهم بضغط العمل الذي يسببه بعض الأقران، ولا يستثنى من ذلك الأريحية التي تقضي دون أن تلبس قميصاً مكوياً أو ملابس عمل مناسبة؛ إلى حين أن تجد نفسك محاطاً بأفراد من عائلتك الصغار يلعبون هنا وهناك، و قطك لا ينفك عن الجلوس على لوحة المفاتيح الخاصة بك محاولاً أن يلفت انتباهك لتشاركه المداعبة أو أن اختار جارك أن ينهي من بناء منشأته بجانب نافذتك؛ الأمر الذي يحول دون أن تحافظ على تراتبية أفكارك.
بالتالي، ستكون أول وأولى من يدرك البيئة التي تزيد من إنتاجيتك، ولكن في ظل الظروف التي يفرضها تفشي فايروس كوفيد-19 والحكم عليك في التزام البيت ومباشرة مهامك العملية من المنزل؛ فعليك أن تحسن من إنتاجيتك دائماً وإن كنت من غير مؤيدي العمل من المنزل. وليكن في بداية الأمر إعادة النظر في النظر إلى الجانب الإيجابي في العمل من المنزل والذي يشمل:
- تخفيض وقت وتكلفة التنقّل من وإلى المكتب
- زيادة وقت العمل
- حرية اختيار مكان العمل
- منح الموظفين قدراً أكبر من الاستقلالية والمرونة في العمل
ما هي مجالات العمل من المنزل؟
لم تقتصر مجالات العمل من المنزل على التسويق الرقمي والخدمات الإلكترونية، فبات لجوء الكثير من الشركات والقطاعات لتنبي العمل من المنزل لتتبع أعمالهم وعدم تجمدها في ظل أزمة كورونا ومن أبرزها:
أولاً: الخدمات الصحية والطبية
قامت الكثير من الشركات الرائدة بالإعلان عن مسميات وظيفية تعنى بتثقيف المريض الكترونياً ومتابعة بعد الجلسات الصحية أو النفسية عبر الإنترنت.
ثانياً: التعليم والتدريب
فالكثير من فرص التعليم والتعلم عن بُعد دفعت للحاجة لاشغال بعض المهام منها كاتب منهاج إلكتروني ومدربون ومترجمون عن بُعد ومنسقون لخدمات الطلاب الإلكترونية.
ثالثاً: تكنولوجيا المعلومات والاتصالات
يمكن متابعة المشاريع التكنولوجية من المنزل بوجود فريق العمل من مدير المشروع والمهندسين ومطوري البرامج وغيرهم مع وجود قناة اتصال مناسبة ومتفق عليها من قبلهم.
رابعاً: خدمة العملاء
غالباً ما يعمل طاقم خدمة الزبائن لدى شركات تكنولوجيا المعلومات والاتصالات بالتعامل مع أسئلة الزبائن عبر الهاتف أو الإيميل أو الرسائل التوضيحية عن بُعد دون الحاجة للتواجد خارج المنزل.
خامساً: المساعدة الإفتراضية
الكثير من الأعمال الإدارية التي تتضمن البحث والإجابة على رسائل البريد الإلكتروني والمكالمات الهاتفية وغيرها من المهام الروتينة التي تستهلك الوقت توَكل إلى مساعدين افتراضين ليتمكن أصحاب الأعمال من قضاء وقت أكثر على المهام الأكثر أهمية.
سادساً: الاستشارات
يمكنك تقديم الاستشارات للناس عبر الإنترنت في المجال الذي تعرفه، فإذا كنت محام مثلًا أو لديك معرفة جيدة بالمجال القانوني فيمكنك تقديم الاستشارات القانونية، أو إذا كنت تشغل وظيفة على صلة بمجال الإعلان والتسويق يمكنك تقديم الاستشارات بهذا الشأن أيضًا عن بعد.
سابعاً: اختبار التطبيقات والمواقع
يمكن لك أثناء التزامك في المنزل مباشرة أعمالك المتعلقة بتجربة التطبيقات والبرامج المختلفة ومواقع الإنترنت والتي ما زالت في مرحلة التطوير، وتقديم معلومات عنها وعن أية مشاكل فيها تواجه المستخدمين.
ثامناُ: الكتابة والتحرير والتصميم
هذا المجال خصب ومتشعب ويشمل كتابة المحتوى باختلاف أنواعه ومنه الطبي والعلمي والرياضي، وغيرهم بالإضافة إلى الصحافة والمراسلة والمراجعة اللغوية وكتابة المقالات والتقارير وغيرها. ناهيك عن أعمال التصميم للمواقع والتطبيقات والإنفوجرافيك وغيرها، فكل تلك يمكن إجراءها من المنزل.
عشر نصائح للحفاظ على انتاجيتك في العمل من المنزل
-
أولاً: التزم ساعات الدوام
لا شك أن العمل من المكتب يلزمك لأن تركض من سريرك لتحضر نفسك وتتناول فطورك وتصل المكتب في الوقت المحدد، ولكن كل ما عليك القيام به هو انتقالك المريح من وسادتك إلى حهازك الحاسوب دون عباء تغيير بيجامتك المريحة. فكن على يقين أن إحدى الطرق للعمل من المنزل بشكل منتج هي الغوض في قائمة المهام بمجرد استيقاظك لأن قضاؤك الكثير من الوقت في تناول الفطور والقيام ببعض المهام المنزلية أو البدء في العمل على نحو متباطئ سيزيل حافزك ويقلل من اندفاعيتك. صدق أو لا تصدق فعندما أعمل من المنزل، أفتح عيناي على قدراً من القهوة ومن ثم البدء بالعمل على الفور، وإذا ما شعرت بإنجاز أو أحتاج إلى استراحة؛ أتوقف لأتناول وجبة الفطور.
ثانياُ: اختر مساحتك للعمل من المنزل
قد تجد الكثير من الأشخاص ما ينصحوك أن تجالس مكتبك في المنزل لكي يراودك شعور الالتزام وكأنك تعمل من مكتبك في العمل، ولكن هذا ليس بالضرورة صحيحاً، فتذكر دائماّ أن ما يكون ملائماً ومجدياَ لأحد قد لا ينطبق عليك أو على تجربتك. أي أنك أكفأ الناس في تقييم أي الأماكن أكثر أريحية وهدوءاً وفعالةً في العمل، وهذا قد ينطبق على غرفتك الخاصة أو على الأريكة أو مكتبك الخاص.
ثالثاً: ابقَ عى تواصل
الطريقة الفعالة لتشعر أنك ضمن الفريق أثناء عملك بعيداً عنهم خلال أزمة كورونا هي البقاء على اتصال مع زملائك عبر استغلال الأدوات المفيدة والمبتكرة التي تنظم لك مهام عملك واطلاع مشرفك على أدائك المستمر مثل سلاك أو سكايب أو زوم لتفاعل مع زملائك عبر الفيديو والصوت مع مجموعات كبيرة حتى لا تشعر أنك خارج الحلقة، وفي هذا الصدد يمكنك مباشرة أعمالك وتواصلك باحترافية ومهنية عالية عبر أرقام نوميرو الوهمية.
رابعاً: احرص على جدولة أعمالك
قم بتعيين جدولك الزمني واجعله مرئيًا لزملائك في العمل من خلال تقويم مشترك. وبهذه الطريقة، سيعرفون متى يكون لديك وقت كافٍ للاجتماع أو أنك خارج في استراحة أو لظروف خاصة. من الجيد أيضًا التأكد من فهم الأصدقاء والعائلة لجدولك الزمني واحترامه، أي ضع حدودًا من خلال إخبارهم أن العمل عن بُعد من المنزل لا يعني أنك حر طوال الوقت.
ومع وجود العديد من المشاريع والمهام التي يجب تسلميها والتعديل على بعضها الآخر؛ لا بد أن تعتمد تطبيق أو برنامج أو نظام معين لتنظيم كل ما يجب أن يحدث ومتى يجب أن يحدث. يمكنك استخدام تطبيقات المهام التنظيمية مثل Teamwork أو Trello أو يمكنك الحفاظ على تقويم Google، أو إذا كنت ترغب في إبقاء التقويم الخاص بك في المدرسة القديمة ، فقد يقوم مخطط الورق والقلم بالحيلة. ولكن في نهاية المطاف من المهم تجربة عدد قليل من الأنظمة الأساسية حتى تجد النظام الذي تشعر بالراحة عند استخدامه ولديه جميع الميزات التي تحتاجها.
خامساً: اجعل من الصعب عليك العبث في مواقع التواصل الاجتماعي
تعد وسائل التواصل الاجتماعي مصدر إلهاء مغري بغض النظر عما إذا كنت تعمل في المكتب أو تعمل عن بعد. ويساعدها في ذلك هو طريقة تصميمها الذي جعلها سهلة الوصول والفتح والتصفح. ولكن في المنزل قد يكون من الأسهل قليلاً أن تنحرف عن مسارها؛ حيث لن يكون هناك مدير يقف على كتفك مراقباً أو ينظر إلى الشاشة أثناء سيرك إلى المطبخ أو إلى الشرفة. عندما ينحرف مسار عملك في المنزل قد لا تتمكن من العثور على نفسك حتى أربع ساعات من مقاطع فيديو YouTube.
فلمواجهة سهولة استخدام الشبكات الاجتماعية الخاصة بك أثناء ساعات العمل؛ قم بإزالتها من اختصارات المتصفح وقم بتسجيل الخروج من كل حساب أو يمكنك أن تخصص نافذة متصفح أخرى لكي لا يتعين عليك تسجيل الخروج مع البقاء بعيداًعن أي فرصة قد تغريك بأخذ الكثير من فترات الراحة الاجتماعية خلال العمل. وعمل كتم للمحادثات
سادساً: اشغل نفسك أكثر
لن تنكر أنك كلما كنت مشغولاً، كلما زادت فعاليتك وانشغالك لكي تنجز مهامك، فقد نكون أقرب لما أشار إليه قانون نيوتن الأول عن بقاء الجسم في حالته الساكنة إذا لم تؤثر عليه قوة. أي أن الأشخاص المشغولون في عملهم لديهم حركة سريعة بما فيه الكفاية ليكون لديهم الزخم لإكمال أي شيء يوضع على مكاتبهم. ولكن قد تشعر ببعض من الراحة والقصور في العمل لتأثرك في الجو الهادئ أثناء تواجدك في المنزل. لذا عليك أن تشغل نفسك في مهامك، وإن راوك أي شعور بالكسل قم بتتغير روتينك مباشرة واخلق لنفسك عوامل استعادة اندفاعك كالقيام من مكانك وتنشيط جسدك للعودة مرة أخرى أو قم بقراءة مقال في مجالك، الأمر الذي قد يقودك لابتكار مهام لنفسك جديدة.
سابعاً: خذ فترات راحة واضحة
يمكن أن يكون من السهل تشتيت انتباهك كموظف عن بعد بحيث تتجنب فترات الراحة تمامًا. لا تدع ذنب العمل في المنزل حيث تنام يمنعك من أخذ وقت للاسترخاء. بدلاً من مجرد فتح وسائل التواصل الإجتماعي ومشاهدة بعض المقاطع كقسط من الراحة والانتقال من مهمة لأخرى بينما تجلس في مكانك نفسه؛ استخدم فترات الراحة للابتعاد عن مكتبك. اذهب في نزهة في الخارج أو اقض بعض الوقت مع الآخرين الذين قد يكونون أيضًا في المنزل أو تناول شيئاً لتستعيد طاقتك وهمتك. ولكن خصص لها فترة معينة لكي لا تهدر الكثير من الوقت. وبهذا الصدد يمكنك استخدام بعض التطبيقات مثل ( TimeOut) لأجهزة ماك أو تطبيق ( Smart Break) لأندرويد أو يمكنك فقط تشغيل ساعة أو مؤقت بسيط على الشاشة عندما تأخذ استراحة لكي لا تطيل استراحتك أكثر مما يلزم.
ثامناً: تفاعل مع الأخرين من حولك
تذكر أنك تعمل من المنزل وليس القمر. يُسمح بالتفاعل مع الآخرين أثناء العمل، حتى لو لم يكونوا زملاؤك. في الواقع، من الجيد أن ترى وجهًا آخر خلال اليوم الذي يكون فيه معظم عملك منفرداً.
تاسعاً: لا تقضِ وقتك في المهام المنزلية
قد يشعرك الدوام من المنزل بأنك يمكنك القضاء ببعض الوقت في القيام بعدد من المهام المنزلية من غسل الملابس أو الأطباق أو تنظيف المنزل. ولكن لا تنسى أنك طالما في ساعات دوام، فيجب أن تكون أكثر مسؤولية عن العمل حتى لو كنت تقضي تلك الساعات من المنزل. أي أنك خلال تلك الساعاتوقتك ليس ملكك أو ملك لمهام خارجية مثل المهام المنزلة، بل عليك أن تستثمر كل دقيقة لتزيد من إنتاجيتك دون تشتيت نفسك وإضاعة الكثير من الوقت في إعداد وجبة فطور وغداء لطيفة لنفسك بما في ذلك التقطيع والطبخ. فهل كنت ستقضي هذا الوقت من اليوم في الطهي بينما في المكتب؟ لم لا تقم بطهيه في الليلة السابقة تماماً كما لو أنك ستقي اليوم في المكتب؟ وبهذا تضمن تحضيرك للطعام في وقت مبكر و استخدامك بالفعل لأوقات وجباتك أثناء العمل لتناول الطعام، وأنك لا تؤدي مهامًا غير متعلقة بالعمل تنفق الطاقة المستخدمة بشكل أفضل في مكتبك.
عاشراً: أنهِ ساعات عملك كل يوم
قد يكون لديك انطباع بأن العمل من المنزل يؤسس لمزيد من التوازن بين العمل والحياة، ولكن كن حذرًا مع هذا الافتراض. يمكن أن يبدو العمل من المنزل وكأنك في يومك الطبيعي الذي يمكنك الانخراط في نشاطك في بيئة مريحة، بحيث تفقد المسار الكامل للوقت.
لأن تواجدك في المكتب ورؤية زملائك يذكرك حزمهم ومغادرتهم المكتب بفعل الشيء ذاته، لذا يمكنك ضبط منبهًا في نهاية اليوم للإشارة إلى أن يوم عملك يقترب من نهايته. لست مضطرًا للتوقف في ذلك الوقت بالضبط، ولكن معرفة يوم العمل قد انتهى يمكن أن يساعدك على بدء عملية حفظ عملك والترتيب لغد. فإذا كنت تعمل من المنزل بدوام كامل فمن السهل حقًا أن تجعل حياتك العملية تتداخل في حياتك الشخصية بطريقة غير عادلة. هنا يكون الحفاظ على الحدود أمر مهم لكل من نصفي المعادلة.
أمور عليك تجنبها في العمل عن طريق الانترنت من المنزل
أولاً: عدم وجود خطة احتياطية
قد يصادفك أثناء العمل من المنزل انقطاع مفاجئ في الكهرباء يحدث انقطاع في الطاقة أو اتصال الإنترنت، ولكن هذه الإزعاج الصغير لا يجب أن يقلب يومك إلى حالة من الفوضى. بدلاً من ذلك من الجيد أن يكون لديك خطة احتياطية ثابتة لإنجاز العمل. لذلك إذا كانت هناك مشكلة يمكنك حزم خطتك الاحتياطية وتوظيفها بهدوء لمواصلة العمل. قم بالاشتراك مع خطط بيانات انترنت من مزود أو في حال امتلاكك لهاتف يدعم الشريحة الإلكترونية قم بالاستفادة من خطط بيانات نوميرو eSIM المتنوعة. تابع من هنا كيف يمكنك استغلال خطط بيانات نوميرو eSIM خلال جائحة كوفيد-19.
ثانياً: عدم استخدام زر كتم الصوت
خلاصة القول هنا عندما تكون في مكالمة عمل من المرجح عم رغبة زملائك في العمل إلى سماع حديث أفراد عائلتك أو بكاء طفلك أو نوع الموسيقى الذي تستمع إليه. ابحث عن مكان هادئ أو اذهب لمكان آخر بعيداً للمكالمات وضع نفسك في وضع كتم الصوت حتى يحين دورك في الحديث.
ثالثاً: افراطك في التواصل دون انقطاع
أحد المصائد التي ما يقع فيها العاملين والموظفين عن بُعد ومن المنزل غالبًا هو العمل كثيرًا. فوجودك أمام هاتفك أو حاسوبك يسهل عليك القيام بعمل أكثر حتى عندما لا ترغب في ذلك. فبمجرد استلامك رسالة أو ايميل من مديرك او زميلك؛ تجد نفسك ترد عليها وتنهي عمل معين، وقد يتطلب منك هذا العمل مراسلة زميل لك. كن حذراً إذا كانت عطلة نهاية الأسبوع وليست مستعجلة؛ فلا تربك زملائك، فكل شخص يحتاج إلى فرصة للاسترخاء.
أخيراً
نأمل أن تكون هذه النصائح مفيدة لك وتذكر دائماً أن مفتاح الحفاظ على الإنتاجية أثناء العمل إما من المنزل أو عن بعد يكمن في معرفة أفضل ما يناسبك. نود أن نسمع منك ماهية تجربتك في العمل من المنزل. هل واجهت أي مشاكل أو عقبات أثناء عملك من المنزل؟ هل تحرص على الالتزام بجدول محدد؟ هل لديك نصائح أخرى للعمل من المنزل؟ ولا تنسى استغلال كل ما يقدمه نوميرو من أرقام وحزم بيانات أثناء التزامك البيت!
